Konsep dan Pengertian Administrasi Desa

Administrasi Desa menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 32 Tahun 2006 adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan Pemerintahan Desa pada Buku Administrasi Desa.

Jenis dan bentuk Administrasi Desa menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 32 Tahun 2006

• Administrasi Umum adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai kegiatan Pemerintahan Desa pada Buku Administrasi Umum, terdiri dari:
  1. Buku Data Peraturan Desa
  2. Buku Data Keputusan Kepala Desa
  3. Buku Data Inventaris Desa
  4. Buku Data Aparat Pemerintah Desa
  5. Buku Data Tanah Milik Desa/Tanah Kas Desa
  6. Buku Data Tanah di Desa
  7. Buku Agenda
  8. Buku Ekspedisi
• Administrasi Penduduk adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penduduk dan mutasi penduduk pada Buku Administrasi Penduduk, terdiri dari:
  1. Buku Data Induk Penduduk Desa
  2. Buku Data Mutasi Penduduk Desa
  3. Buku Data Rekapitulasi Jumlah Penduduk Akhir Bulan
  4. Buku Data Penduduk Sementara
• Administrasi Keuangan adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai pengelolaan keuangan desa pada Buku Administrasi Keuangan, terdiri dari:
  1. Buku Anggaran Penerimaan
  2. Buku Anggaran Pengeluaran Rutin
  3. Buku Anggaran Pengeluaran Pembangunan
  4. Buku Kas Umum
  5. Buku Kas Pembantu Penerimaan
  6. Buku Kas Pembantu Pengeluaran Rutin
  7. Buku Kas Pembantu Pengeluaran Pembangunan
• Administrasi Pembangunan adalah kegiatan pencatatan data dan informasi pembangunan yang akan, sedang, dan telah dilaksanakan pada Buku Administrasi Pembangunan, terdiri dari:
  1. Buku Rencana Pembangunan
  2. Buku Kegiatan Pembangunan
  3. Buku Inventaris Proyek
  4. Buku Kader-Kader Pembangunan/Pemberdayaan Masyarakat
• Administrasi Badan Permusyawaratan Desa (BPD) atau yang disebut dengan BPD adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai BPD, terdiri dari:
  1. Buku Data Anggota BPD
  2. Buku Data Keputusan BPD
  3. Buku Data Kegiatan BPD
  4. Buku Agenda BPD
  5. Buku Ekspedisi BPD

Rangkaian kegiatan yang digolongkan sebagai administrasi mencakup: (1) dilakukan oleh sekelompok orang (2 orang atau lebih); (2) berlangsung dalam suatu kerjasama; (3) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Ketiga faktor inilah yang merupakan tanda pengenal atau ciri khas dari administrasi yang apabila faktor-faktor tersebut disingkat adalah sekelompok orang, kerjasama, dan tujuan tertentu. Jadi bisa ditarik kesimpulan bahwa kerjasama adalah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih seorang yang menimbulkan akibat yang sebenarnya tidak akan terjadi apabila dilakukan oleh masing-masing seorang diri. 

Administrasi adalah proses penyelenggaraan kegiatan untuk mewujudkan rencana/keputusan yang telah dibuat agar menjadi kenyataan, dengan cara mengatur kerja dan mengarahkan orang-orang yang melaksanakannya.

Administrasi juga dapat diartikan sebagai :

1. Suatu aktivitas yang terutama bersangkutan dengan cara untuk menyelenggarakan tujuan yang telah ditentukan semula.
2. Suatu proses lazim terdapat dalam segenap usaha bersama, baik usaha berskala besar maupun kecil-kecilan.
3. Suatu proses pengorganisasian dan bimbingan orang-orang agar dapat melaksanakan suatu tujuan khusus.
4. Suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. (Syafiie, Tanjung, Modeong, 1999:17)

Berdasarkan pengertian tersebut dan apabila dikaitkan dengan aktivitas pada tingkat desa, maka berbicara tentang administrasi desa berarti yang dimaksud dengan “administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggara pemerintahan desa untuk mencapai tujuan pemerintahan, seperti antara lain, baik dalam menggerakkan partisipasi dalam pembangunan dan terwujudnya demokrasi Pancasila secara nyata guna meningkatkan taraf hidup masyarakat.

Mengacu pada pengertian diatas berarti konsep administrasi terbagi dalam dua pengertian yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti luas berarti segenap proses kegiatan untuk mencapai tujuan sedangkan administrasi dalam arti sempit adalah segenap penyelenggaraan kegiatan tulis menulis, Surat menyurat, beserta penyimpanan, pengurusan masalah-masalah dan segala pencatatan dilaksanakan oleh aparat dalam arti pencapaian tujuan. (Widjaya,1992:88)

Selanjutnya konsep/pengertian pemerintah dan pemerintahan dalam kajian sistem pemerintahan Indonesia, pemerintah dibedakan dengan istilah pemerintahan. Menurut Saparin (1996:21) untuk membedakan pengertian kedua konsep tersebut, maka perlu diterangkan secara etimologis, yaitu:

• Pemerintah adalah kata nama subjek yang berdiri sendiri, contoh Pemerintah Daerah.
• Pemerintah adalah kata jadian yang disebabkan karena subjeknya mendapat akhiran “an” yang artinya pemerintah sebagai subjek melakukan tugas-tugas atau kegiatan, dimana cara melakukan kegiatan itu disebut pemerintahan.

Ada dua persepektif umum mengenai ruang lingkup dari administrasi. Perspektif yang pertama adalah perspektif makro yang meliputi proses penentuan tujuan, alokasi sumber daya, dan koordinasi kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi. Penekanan dari perspektif ini terutama pada aspek filosofis tentang apa tujuan dan makna kehidupan, apa tujuan yang kita inginkan dan bagaimana mencapainya, serta bagaimana seharusnya orang berperilaku. Perspektif selanjutnya adalah perspektif mikro, yang menerangkan perilaku administrasi sebagai sikap, pendekatan, persepsi, dan nilai-nilai yang dianut oleh para administrator. Stephen P. Robbins (1976) mengatakan bahwa perilaku administrasi dipengaruhi oleh sejarah organisasi, norma-norma pendidikan, dan pengalaman.

Dari uraian diatas nampak istilah pemerintah menunjuk kepada aparat yaitu para pelaksana pemerintahan, sedang istilah pemerintahan menunjuk pada aktivitas atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah. Hal ini berarti “Pemerintahan” adalah keseluruhan tindakan atau kegiatan aparat pemerintah dalam menjalankan tugas dan fungsinya.