Google dan Microsoft Ubah Layanan SaaS Pendidikan, Sekolah Harus Siap!

JAKARTA – Perkembangan teknologi informasi terus mengubah lanskap pendidikan, mendorong institusi untuk menggunakan layanan Software as a Service (SaaS) dalam operasional dan pembelajaran. Namun, dalam beberapa waktu terakhir, penyedia layanan terkemuka seperti Google dan Microsoft telah mengumumkan perubahan yang signifikan pada layanan mereka, yang memaksa sekolah untuk meninjau kembali strategi teknologi yang ada.

Software as a Service (SaaS) memberikan kemudahan bagi pengguna dalam mengakses perangkat lunak tanpa harus menangani instalasi dan pembaruan secara manual. Keuntungan ini menyedot banyak institusi pendidikan, menjadikan mereka bergantung pada layanan ini untuk mendukung kegiatan belajar mengajar. Namun, perubahan besar dalam kebijakan penyimpanan dan lisensi pengguna yang diberlakukan oleh Microsoft, setelah Google mengakhiri penyimpanan gratis tanpa batas pada 2022, merupakan sinyal bagi sekolah untuk beradaptasi.

Mulai Januari 2025, Microsoft mengumumkan akan menghentikan paket Office 365 A1 Plus yang selama ini populer di kalangan institusi pendidikan. Penyimpanan untuk setiap tenant akan dibatasi hanya hingga 100 TB, dan akses ke aplikasi seperti Word, Excel, dan PowerPoint hanya tersedia dalam versi web. Kebijakan ini tentu saja mengharuskan banyak sekolah untuk mempertimbangkan opsi paket berbayar yang lebih mahal atau melakukan penyesuaian dalam pengelolaan sumber daya mereka.

Isu mengenai privasi data juga semakin mendesak untuk ditangani. Data sensitif seperti catatan akademik dan informasi keuangan siswa harus dikelola dengan sangat hati-hati, terutama di tengah meningkatnya serangan siber. Menurut data dari Netwrix pada 2024, hampir 80% institusi pendidikan merupakan target serangan siber setiap tahunnya. Hal ini semakin diperparah oleh regulasi seperti FERPA dan GDPR yang mengharuskan pengelolaan data untuk tetap aman dan dapat diaudit.

Sebagai alternatif untuk mengatasi tantangan baru ini, banyak sekolah mulai mempertimbangkan solusi on-premise. Sistem ini menawarkan beberapa keuntungan dibandingkan SaaS, termasuk stabilitas biaya, fleksibilitas penyimpanan, dan kontrol penuh atas data. Sekolah-sekolah dapat menyimpan data secara lokal, meningkatkan perlindungan privasi dan mematuhi regulasi yang berlaku.

Beberapa keunggulan dari solusi on-premise yang mulai diperhatikan adalah:

1. Stabilitas Jangka Panjang: Dengan sistem on-premise, sekolah tidak perlu khawatir tentang kenaikan harga langganan yang sering terjadi dengan model SaaS.
2. Biaya Terprediksi: Sekolah dapat merencanakan budgeting lebih akurat karena biaya penggunaan perangkat lunak tidak berfluktuasi.
3. Fleksibilitas Penyimpanan: Keberadaan data yang disimpan secara lokal memungkinkan pengelolaan penyimpanan yang lebih baik.
4. Pengelolaan Data yang Aman: Dengan data yang berada di infrastruktur mereka sendiri, sekolah dapat lebih mudah memenuhi standar kepatuhan.

Salah satu solusi on-premise yang sedang diadopsi oleh berbagai institusi pendidikan adalah Synology Office Suite. Produk ini menawarkan fitur penyimpanan file yang aman dan pengaturan izin berbagi yang fleksibel. Selain itu, kemampuan pengeditan dokumen secara real-time dan sistem komunikasi instan menjadikannya pilihan efisien untuk meningkatkan produktivitas dalam lingkungan akademik.

Bagi administrator IT, Synology Office Suite juga menyediakan antarmuka terpusat untuk memudahkan pengelolaan sistem. Fitur pemantauan kesehatan perangkat dan alat audit membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang relevan. Kontrol akses lanjutan juga memungkinkan delegasi tugas yang lebih efisien di dalam tim, menjaga keamanan dan kelancaran operasional.

Meskipun perubahan dari penyedia layanan SaaS besar dapat mengganggu operasional institusi pendidikan, peluang untuk beralih ke sistem yang lebih aman, hemat biaya, dan berkelanjutan menjadi sebuah langkah positif. Dengan adopsi solusi produktivitas on-premise, institusi pendidikan dapat membangun fondasi digital yang lebih kuat, mendukung kebutuhan pengajar dan siswa, serta memastikan pengelolaan data yang optimal dan aman di masa depan.